Gizlilik ve aydınlatma metni

Veri sorumlusu ve kapsam

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 uyarınca bilgilendirme yapılmaktadır. Veri sorumlusu:

OYDEM Dil Okulları Yurtdışı Eğitim Hizmetleri Ticaret Ltd. Şti. (OYDEM Dil Okulları), Kıbrıs Şehitleri Caddesi No: 39 Kat: 303, Alsancak, Konak / İzmir. Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı özel öğretim kurumudur (kurum kodu: 99922794). Başvuru için e-posta: oydem@oydem.com.tr, telefon: 0232 368 85 16.

Bu metin; OYDEM çevrim içi panelini kullanan öğrencileri, 18 yaşından küçük öğrencilerin velileri ve yasal temsilcilerini, öğretmenleri, yöneticileri ve seviye tespit sınavına katılan adayları kapsar.

İşlenen kişisel veriler

Panelde işlenen kişisel veriler kategorileriyle şöyledir:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, kullanıcı adı (e-posta biçiminde olabilir), e-posta adresi, telefon numarası, doğum yılı (isteğe bağlı), 18 yaşından küçük öğrenciler için veli adı ve e-posta adresi (isteğe bağlı). E-posta ve telefon; hesabınızla ilgili bildirimler, şifre kurtarma, kayıt görüşmesi ve sizi ilgilendiren hizmet duyuruları için kullanılır.
• Hesap ve güvenlik: şifre (yalnız geri döndürülemez özet olarak), iki adımlı doğrulama anahtarı ve kurtarma kodları (etkinse; şifreli ya da özet olarak), oturum kaydı (açılış ve son görülme zamanı, tarayıcı ve cihaz bilgisi), başarısız ve başarılı giriş denemeleri ile şifre sıfırlama taleplerindeki IP adresi.
• Eğitim ve ilerleme: kur ve seviye bilgisi, derslerde verilen cevaplar ve puanlar, ders ve video ilerlemesi, çalışma süresi ve çalışılan günler, deneyim puanı ve seri, kelime kartı ve tekrar verileri, kaydedilen kelimeler ve cümleler, ödevler ve teslimler.
• Öğrencinin yazdığı içerikler: yazma ödevi metinleri, sistemin otomatik puanı ve geri bildirimi, içerik hata bildirimlerindeki yorumlar, öğretmen ve yönetici notları.
• Seviye tespit adayı: ad soyad, telefon, e-posta, seçilen dil, sınav cevapları ve soru başına geçen süre, sekme değiştirme sayısı, sınav sonucu ve önerilen kur, tarayıcı bilgisi, IP adresinin geri döndürülemez özeti, davet kodu, iletişim tercihi.
• Sohbet asistanı: yazılan mesajlar yalnız yanıt üretmek için anlık işlenir, sunucuda kaydedilmez. Günlük mesaj sayısı ve engellenen kötüye kullanım isteği sayısı tutulur. Son mesajlar yalnız öğrencinin kendi tarayıcısında saklanır.
• İşlem kayıtları: yönetici ve öğretmenlerin hesap açma, kapama, erişim ve içerik işlemleri ile sistemin güvenlik olayları.
• Çerezler ve yerel depolama: oturum çerezi, kurs tercihi çerezi, iki adımlı doğrulama ve sınav oturumu için geçici çerezler (hepsi zorunludur); tarayıcıda tema, günlük hedef, ipucu tercihi, yarım kalan cevap taslağı ve sohbet geçmişi. Reklam, izleme ya da üçüncü taraf analiz çerezi kullanılmaz.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken, biyometrik veri vb.) istenmez ve bilerek işlenmez. Serbest metin alanlarına (yazma ödevi, yorum, not) bu tür bilgileri yazmamanızı rica ederiz. Ses kaydı ve telaffuz değerlendirmesi özelliği şu an kapalıdır; açılırsa bu metin güncellenir ve ayrıca açık rızanız istenir.

İşleme amaçları

Kişisel verileriniz şu amaçlarla işlenir:

• Hesabın açılması, kimlik doğrulama, panele güvenli giriş ve hesap yönetimi,
• Sizinle e-posta, SMS ya da telefonla hizmete ilişkin iletişim kurulması (hesap ve erişim bildirimleri, şifre kurtarma, ödev ve ders hatırlatmaları, sonuç bildirimi, kayıt görüşmesi),
• Kurs içeriğinin sunulması, seviye ve kur erişimlerinin yönetimi, ilerlemenin ve ödevlerin takibi, öğretmen ve yönetici geri bildirimi,
• Yazma ödevlerinin yapay zeka destekli otomatik değerlendirilmesi ve sonucun iletilmesi,
• Sohbet asistanıyla ders ve panel kullanımı konusunda yardım verilmesi,
• Seviye tespit sınavının yapılması, adayın seviyesinin belirlenmesi ve adayla kayıt görüşmesi için iletişime geçilmesi,
• Panelin güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın, sahtekârlığın ve yetkisiz erişimin önlenmesi, hata ayıklama ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların korunması için gerektiğinde kayıt tutulması.

Verileriniz pazarlama amacıyla kullanılmaz. Kurs ve kampanya iletişimi yalnız ayrıca verdiğiniz açık rızanıza dayanır (seviye tespit formundaki isteğe bağlı kutu); rızanızı vermemeniz hiçbir hizmeti etkilemez.

Hukuki sebepler ve toplama yöntemi

Verileriniz şu hukuki sebeplere dayanarak işlenir:

• KVKK m.5/2-c: eğitim hizmeti sözleşmesinin kurulması ve ifası için gerekli olması (hesap, ders erişimi, ilerleme, ödev, yazma değerlendirmesi, sohbet asistanı; seviye tespit sınavı için sözleşme öncesi adım),
• KVKK m.5/2-ç: veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olması (mevzuattaki kayıt ve saklama yükümlülükleri),
• KVKK m.5/2-f: ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (panelin güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, işlem kayıtları, güvenlik amaçlı e-posta ve SMS bildirimleri),
• KVKK m.5/1 açık rıza: yalnız ticari elektronik ileti (kurs, kampanya ve duyuru iletişimi) ve ileride açılırsa ses kaydı gibi ek işlemler için; her biri ayrı metinle ve ayrı onayla alınır, hizmet almanın şartı değildir.

Veriler; panel formları, öğretmen ve yöneticinin hesap oluşturma ekranları, seviye tespit formu, ders ve ödev etkinlikleriniz ve panelin otomatik kayıtları aracılığıyla, tamamen ya da kısmen otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır.

Kişisel verilerin aktarılması

Yurt içi: Verilerinizi yalnız yetkili okul personeli kendi görev alanı kadar görür. Öğretmenler yalnız kendi sınıflarındaki öğrencilerin, yöneticiler tüm hesapların verilerine erişir. Seviye tespit adayı bilgilerini yalnız yönetici ve öğretmenler görür. Yasal bir talep olduğunda yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mevzuatın öngördüğü ölçüde bilgi verilir.

Yurt dışı: Panelin altyapısı Cloudflare, Inc. (ABD merkezli) tarafından sağlanır. Bu şirket veri işleyen olarak talimatlarımız doğrultusunda şu hizmetleri verir: uygulamanın barındırılması, veritabanının (Avrupa bölgesinde) ve ders medyasının saklanması, ağ güvenliği (IP adresi bu amaçla geçici işlenir) ve yapay zeka çıkarımı. Yapay zeka çıkarımı iki işlem için kullanılır: yazma ödevinin değerlendirilmesi (yazdığınız metin gönderilir) ve sohbet asistanı (yazdığınız mesaj gönderilir). Cloudflare, Workers AI hizmetinde müşteri girdi ve çıktılarını model eğitiminde ya da hizmet geliştirmede kullanmadığını beyan etmektedir. Bu işlemler için verileriniz Türkiye dışına aktarılır.

Bu aktarım, KVKK m.9 çerçevesinde uygun güvencelerle yürütülür: hizmet sağlayıcıyla veri işleme sözleşmesi, aktarım sırasında şifreleme, yetkiye dayalı erişim ve yalnız hizmetin gerektirdiği kadar veri aktarımı.

Hiçbir verileriniz satılmaz, reklam ya da pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Yapay zeka ve otomatik değerlendirme

Yazma ödevleriniz yapay zeka destekli bir sistemle puanlanır ve geri bildirim üretilir. Bu puan bir bilgilendirme ve öğrenme aracıdır; hakkınızda hukuki sonuç doğuran ya da sizi önemli ölçüde etkileyen bir karar vermez. Puana ya da geri bildirime itiraz etmek, okul yönetimine ya da öğretmeninize başvurmak her zaman mümkündür.

Sohbet asistanı da yapay zeka kullanır ve yanılabilir. Asistana kişisel bilgi (adres, telefon, şifre, kimlik numarası vb.) yazmayın. Asistan kötüye kullanım girişimlerini engeller; engellenen isteğin içeriği değil yalnız sayısı tutulur.

Saklama süreleri

Verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve mevzuatta öngörülen süreler kadar saklanır; süre bitince silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Ayrıntılar Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'ndadır.

• Öğrenci hesabı, ilerleme, ödev ve yazma kayıtları: hesabın kapatılmasından itibaren 2 yıl
• Seviye tespit adayı (hesap açılmadıysa): son işlemden itibaren 6 ay
• Giriş denemelerindeki IP adresi: 24 saat
• Şifre sıfırlama talepleri: 30 gün
• Oturum kayıtları (cihaz ve tarayıcı bilgisi): oturumun bitişinden itibaren 30 gün
• İşlem (denetim) kayıtları: 24 ay
• Sohbet asistanına yazılan mesajlar: saklanmaz
• İmha kayıtları: 3 yıl
• Sözleşme, fatura gibi belgeler (panel dışı): ilgili mevzuattaki süre (VUK, TTK, TBK)

Yasal bir saklama ya da uyuşmazlık süreci varsa ilgili veriler bu sürenin bitimine kadar saklanmaya devam edebilir.

Sonradan etkinleştirilebilecek özellikler

Aşağıdaki özellikler şu an kapalıdır ya da yalnız belirtilen kapsamda kullanılır. Etkinleştirilirlerse bu metin güncellenir, sürüm numarası değişir ve herkes bir sonraki girişte yeniden bilgilendirilir; açık rıza gerektirenler ayrıca rıza alınmadan başlamaz.

• E-posta ve SMS ile bildirim: hesap ve erişim bildirimleri, şifre kurtarma, ödev ve ders hatırlatmaları (hizmetin gereği olarak; ticari içerik taşımaz).
• Kurs, kampanya ve duyuru iletişimi: yalnız ayrı açık rızanızla; İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden izin ve ret yönetimi yapılır, her iletide ret yolu bulunur.
• Ses kaydı ve telaffuz değerlendirmesi: ses kaydınızın alınması, puanlanması ve öğretmeninizin dinlemesi; ayrı açık rıza ister (18 yaşından küçüklerde veli rızası). Telaffuz puanlaması için ses, Microsoft Azure Speech hizmetine (Avrupa bölgesi) gönderilir.
• Çevrim içi ödeme: eklenirse ödeme, lisanslı bir ödeme kuruluşu üzerinden alınır; kart bilgileriniz okul tarafından görülmez ve saklanmaz.

Çocuklar (18 yaşından küçük öğrenciler)

18 yaşından küçük öğrencilerin hesabı, velinin ya da yasal temsilcinin bilgisi dahilinde okul tarafından açılır; bu metin velilere de bildirilir. Doğum yılı ve veli e-postası isteğe bağlıdır. Veli ya da yasal temsilci, çocuğunun verilerine ilişkin aşağıdaki hakları çocuğu adına kullanabilir. Çocukların verileri yalnız eğitim hizmetinin sunulması için işlenir; reklam ve pazarlama amacıyla kullanılmaz.

Güvenlik tedbirleri

Verilerinizin güvenliği için KVKK m.12 kapsamında teknik ve idari tedbirler alınır: şifrelerin yalnız geri döndürülemez özet olarak saklanması, iki adımlı doğrulama seçeneği, bağlantıların şifrelenmesi (HTTPS), rol bazlı erişim yetkisi, başarısız giriş denemelerinin sınırlanması ve hesap kilidi, istek hızı sınırlamaları, sohbet asistanı için kötüye kullanım koruması, işlem kayıtları ve düzenli yedekleme.

Verilerin hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi halinde, ilgili kişilere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na KVKK m.12/5 uyarınca en kısa sürede ve en geç 72 saat içinde bildirim yapılır.

İlgili kişinin hakları (KVKK m.11)

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde ya da yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7 çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme ve bunların aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Açık rızaya dayanan işlemlerde (ticari ileti izni) rızanızı her zaman, hiçbir gerekçe göstermeden geri alabilirsiniz; geri alma önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

Başvuru yolu

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, daha önce bildirdiğiniz e-posta adresi veya güvenli elektronik imza ile veri sorumlusuna iletebilirsiniz. Talebinizde kimliğinizi ve talep konusunu açıkça belirtmeniz gerekir. Başvurular, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir.

Başvuru adresi: Kıbrıs Şehitleri Caddesi No: 39 Kat: 303, Alsancak, Konak / İzmir. E-posta: oydem@oydem.com.tr, telefon: 0232 368 85 16.

Başvurunuza verilen yanıtı yetersiz bulursanız ya da süresinde yanıt alamazsanız, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).