Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Amaç ve dayanak

Bu politika, 6698 sayılı Kanun'un 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca, OYDEM çevrim içi panelinde işlenen kişisel verilerin saklama ve imha esaslarını belirler.

Veri sorumlusu: OYDEM Dil Okulları Yurtdışı Eğitim Hizmetleri Ticaret Ltd. Şti. (OYDEM Dil Okulları), Kıbrıs Şehitleri Caddesi No: 39 Kat: 303, Alsancak, Konak / İzmir. İletişim: e-posta: oydem@oydem.com.tr, telefon: 0232 368 85 16.

Tanımlar

• Silme: verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi,
• Yok etme: verinin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi,
• Anonim hale getirme: verinin başka verilerle eşleştirilse bile kimliği belirli ya da belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi,
• Periyodik imha: saklama amacı ortadan kalkan verilerin belirli aralıklarla, kendiliğinden silinmesi ya da yok edilmesi.

Saklama süreleri ve imha yöntemleri

Veri kategorilerine göre süreler şöyledir:

• Öğrenci hesabı, ilerleme, ödev ve yazma kayıtları: Hesabın kapatılmasından itibaren 2 yıl. Dayanak: Eğitim hizmetinin sözleşmesel sonrası yükümlülükleri, itiraz ve uyuşmazlık süreleri. İmha: Veritabanı kaydının silinmesi (ses kaydı varsa depolama alanından da silinir).
• Seviye tespit adayı (hesap açılmadıysa): Son işlemden itibaren 6 ay. Dayanak: Kayıt görüşmesi için makul iletişim süresi. İmha: Aday, deneme ve cevap kayıtlarının silinmesi.
• Giriş denemelerindeki IP adresi: 24 saat. Dayanak: Kaba kuvvet ve kötüye kullanımın önlenmesi (meşru menfaat). İmha: Kaydın silinmesi.
• Şifre sıfırlama talepleri: 30 gün. Dayanak: Hesap güvenliği. İmha: Kaydın silinmesi.
• Oturum kayıtları (cihaz ve tarayıcı bilgisi): Oturumun bitişinden itibaren 30 gün. Dayanak: Güvenlik ve hata inceleme. İmha: Kaydın silinmesi.
• İşlem (denetim) kayıtları: 24 ay. Dayanak: Hesap verebilirlik ve güvenlik incelemesi. İmha: Kaydın silinmesi.
• Sohbet asistanına yazılan mesajlar: Saklanmaz. Dayanak: Yalnız anlık yanıt üretmek için işlenir. İmha: Uygulanmaz (kayıt yok).
• İmha kayıtları: 3 yıl. Dayanak: Silme Yönetmeliği: imha işlemlerinin kaydı en az 3 yıl tutulur. İmha: Süre sonunda silinir.
• Sözleşme, fatura gibi belgeler (panel dışı): İlgili mevzuattaki süre (VUK, TTK, TBK). Dayanak: Hukuki yükümlülük. İmha: Fiziki belgeler imha tutanağıyla yok edilir, elektronik kayıtlar silinir.

Kanun ya da mevzuatın daha uzun bir süre öngördüğü, bir uyuşmazlığın ya da resmî sürecin devam ettiği hâllerde ilgili veriler bu süre ya da sürecin sonuna kadar saklanır.

Periyodik imha

Periyodik imha aralığı, Yönetmelik gereği en çok 6 aydır. Sistem bu işi her gün otomatik yapar: yönetim ya da öğretmen paneli açıldığında günde bir kez süresi dolan kayıtlar silinir. Her çalışmanın sonucu (silinen kayıt sayıları) imha kaydı olarak tutulur ve en az 3 yıl saklanır.

Talep üzerine silme

İlgili kişi KVKK m.11 uyarınca verilerinin silinmesini isteyebilir (/politikalar/basvuru). Başvuru yasal saklama yükümlülüğüyle çatışmıyorsa 30 gün içinde silme yapılır ve sonuç bildirilir; çatışıyorsa gerekçe yazılı olarak açıklanır. Öğrenci hesapları okul yönetimince panelden kalıcı olarak silinebilir; bu işlem öğrencinin tüm kayıtlarını ve varsa ses kayıtlarını siler.

Yedekler ve altyapı

Altyapı sağlayıcısının sunduğu geri alma yedekleri sağlayıcı tarafından sınırlı süre (Workers Paid planında yaklaşık 30 gün) tutulur ve sürenin sonunda kendiliğinden düşer. Okulun aldığı dışa aktarım yedekleri korunaklı ve erişimi sınırlı ortamda tutulur ve gereksinim bittiğinde güvenli biçimde silinir; yedekten geri yükleme yapılırsa imha edilmiş veriler yeniden silinir.

Sorumluluk ve güncelleme

Politikanın uygulanmasından veri sorumlusu ve atadığı yetkili sorumludur. Süreler ya da yöntemler değiştiğinde politika ve aydınlatma metni birlikte güncellenir. Sürüm: 2026-10-12.